削減展會預(yù)算是一件兩難的事情。公司管理層只會要求你削減預(yù)算，但是什么項目該保留，什么可以削減他們不會有明確的或具體的指示。這個責(zé)任就由負責(zé)參展的人員來承擔(dān)。這不是一件容易的事情，因為如果作了錯誤的決定，可能首先就會影響你的工作。
對不同的公司和展會而言，決定削減哪一部分的預(yù)算是不同的，并沒有一個統(tǒng)一的標準。當(dāng)決定什么該保留什么應(yīng)該削減時，主管參展的經(jīng)理就會陷入困境之中，某些項目是必須保留不可更改的，但是什么又是可以犧牲的呢？
對某些公司來說，聚會就像裙子的褶邊一樣是不可缺少的；對另一些公司來說，招待會對于建立和維系客戶關(guān)系是必須的，因此，這些都不可削減。新聞發(fā)布會對某些公司是不需要的奢侈品，但是對另一些公司來說，使媒體不斷地對公司的新產(chǎn)品和新服務(wù)保持關(guān)注是公司戰(zhàn)略的重要組成部分。
無論是什么行業(yè)的企業(yè)以及企業(yè)的參展戰(zhàn)略是什么，我們都可以從以下一些成熟的預(yù)算規(guī)律中學(xué)些什么，這是從許多次的實驗和錯誤中總結(jié)出來的削減預(yù)算的重要規(guī)律。
可以削減的預(yù)算在我們討論什么費用必須支出之前，讓我們先看看什么費用容易削減。有幾種方式可供選擇。
1、減少贈品費用。對此，現(xiàn)場的展會管理者對此可能會有抱怨，但他們會理解的。無論如何，贈送會使你產(chǎn)生這樣的想法“這個人可能不是我們的目標客戶”，英特爾公司一位曾經(jīng)負責(zé)參展的專家這么認為，他從1992年至2000年都管理了英特爾公司的參展項目。英特爾公司在展會上用于贈送的花費從5000美元到3萬美元不等，特別在一些大型展會上，比如在COMDEX上。假如你的公司像英特爾這樣一年參加20多個展會并送出相應(yīng)的贈品，那么可能節(jié)約的費用將達到6位數(shù)。
即使你沒有參加那么多展會，你也可以計算一下在贈品方面節(jié)約的費用：根據(jù)最近的一項調(diào)查，贈品是提高預(yù)算的典型開支，經(jīng)常占到展會預(yù)算的8-12%。英特爾參加COMDEX展會時在贈品上花費了大約3萬美元，占總的參展費用的1.5%。
2、降低展位清潔服務(wù)費。在一些小的展位上，比如10×10英尺、10×40或者20×20英尺的展位，一般都是由展位上的員工做清潔工作。在一些大型展位上，如40×50、50×50或者50×70英尺的展位，可能有專門的清潔工人來清掃垃圾或者廢料。不過有經(jīng)驗的管理者就會要求清潔工人在展位剛搭建好的時候來打掃一次，而不是每天有專人打掃。因為過了第一天之后，展位的清潔工作往往就很少了。某些公司在清潔方面的費用一年平均每個展會可以節(jié)約1800美元到10000美元，而且也不會降低展位活動的水準。
3、不租植物省去眼花繚亂的盆景，你可以節(jié)約250美元到1800美元。有的公司一年可以節(jié)約5000美元，展位也不會顯得沒有生氣。
4、少裝電話。展位上的電話能滿足需要就行了，通常在展位上拉一根電話線要250美元開銷，如果少裝幾門電話就能減少很多費用。少裝電話的好處還在于可以使你的員工少打未經(jīng)批準的長途電話。